Kako odabrati pravog knjigovođu i zašto je to važno?

Osnivanje firme je nalik braku, s tim što ste venčani za svoj posao i vaš bračni partner ima svoj PIB i matični broj. I kao što već sigurno znate, nije svejedno koga ćete odabrati za kuma ili starog svata, jer on će biti tu za vas, uvek i svuda. Da, njegovo ime u ovoj vezi je – knjigovođa.

Šta sve treba razmotriti prilikom izbora knjigovođe?

Ukoliko odvojite malo vremena za proučavanje usluga koje nude knjigovodstvene agencije, videćete da je ponuda široka, i kreće se od agencija sa jednim zaposlenim do velikih sistema koji vam pored knjiženja mogu ponuditi mnogo dodatnih usluga. Naravno, od tipa usluga zavise i njihove cene, a zavisno od veličine agencije možete očekivati manji ili veći stepen fleksibilnosti. Ako ste preduzetnik ili tek ulazite u poslovne vode, možda će vam odgovarati manja agencija zbog njene fleksibilnosti i ličnijeg kontakta. Sa druge strane, veliki sistem će vam možda uliti više poverenja, ali neće moći da vam se posveti dovoljno.

Imajte na umu da je Zakonom o računovodstvu dozvoljeno da poverite vođenje poslovnih knjiga samo privrednom društvu (preduzeću) ili preduzetniku, koji imaju registrovanu pretežnu delatnost za pružanje računovodstvenih usluga. Dakle, za vođenje poslovnih knjiga ne možete angažovati fizičko lice posredstvom ugovora o delu, na primer.

Pre svega, proverite da li vam odgovara lepeza usluga koju potencijalni knjigovođa nudi. Važno je da vaš knjigovođa razume koje od uobičajenih poslova, kao što je knjiženje, ili dodatnih poslova, kao što su obračun plata ili elektronsko bankarstvo, očekujete da on obavlja za vas. Veoma je važno da tačno definišete njegove obaveze, kako potencijalni nesporazum u početku ne bi doveo do problema u budućnosti, a spisak dogovorenih poslova treba jasno definisati ugovorom, obavezno u pisanoj formi.

Ako se bavite uvozom i izvozom, ugostiteljstvom, građevinarstvom ili nekom drugom složenijom ili specifičnom delatnošću, možete dati prednost agencijama koje već imaju klijente iz ovih oblasti i usko su specijalizovane, jer su upoznate ne samo sa procesima u vašem poslovanju, već i sa specifičnostima finansijske, administrativne, knjigovodstvene i poreske strane posla u vašoj industriji.

S obzirom na složenost poreskog sistema i najčešće skromno poznavanje istog od strane preduzetnika, najverovatnije ćete se osloniti na knjigovođu da vas na vreme upozna sa svim vašim obavezama. Zato se obavezno raspitajte da li vaš budući knjigovođa redovno prati propise. Ako je pretplaćen na neki stručni časopis, redovno pohađa obuke i prati propise, veća je šansa da će biti informisan o raznim promenama regulative koje mogu ključno uticati na vaš biznis. Ovo je izuzetno važno, naročito u našoj zemlji, koju odlikuju izuzetno česte izmene postojećih i stalno donošenje novih zakonskih akata. Korisno je i ako agencija povremeno šalje klijentima poruke sa informacijama o novim propisima ili podsetnike o akcijama potrebnim za ispunjavanje postojećih.

Knjigovođe koje su u vašoj blizini mogu biti u blagoj prednosti u odnosu na ostale. Pored toga što će vam trebati manje vremena da stignete do njih, oni verovatno imaju iskustva sa lokalnom Poreskom upravom. Iako su propisi isti svuda, ne tumače ih svi poreski referenti na isti način, a prilagođavanje tim razlikama može vam uštedeti dosta vremena. Takođe, postoje i određene lokalne takse koje propisuju lokalne samouprave, a ukoliko ste vi i vaš knjigovođa na teritoriji iste opštine, ni ovo neće biti problem.

Iako možda deluje neobično, poželjno je i da obratite pažnju na ličnost vašeg potencijalnog knjigovođe. S obzirom na intenzitet i prirodu komunikacije koju sa njim treba da ostvarite, knjigovođa treba da vam uliva poverenje, da bude strpljiva osoba sa kojom lako komunicirate i koja vam jasno i razumljivo prezentuje materiju koja je vama nepoznata. Odnos uzajamnog poverenja sa knjigovođom može bitno uticati na uspeh vašeg biznisa, pa je jasno da se ovom procesu mora pristupiti sa dužnom pažnjom.

Koliko to sve košta?

Cena usluga se najčešće određuje na osnovu obima posla koji će imati vaš budući knjigovođa, pre svega na osnovu obima poslovne dokumentacije i obračuna i izveštaja koje on izrađuje, a nikako ne na osnovu prihoda vaše firme. Mnoge agencije su spremne da ponude nižu cenu za novoosnovane privredne subjekte, jer su svesne velikih ulaganja koja opterećuju svaki novi biznis. Pitajte potencijalnog knjigovođu da li je spreman da vam ponudi popust tokom prvih meseci poslovanja, kada je i obim dokumentacije niži od onog koji će firma imati kada postigne puni obim rada.

Pojedine agencije cenovnikom definišu dodatne troškove koji ne ulaze u redovnu mesečnu naknadu, kao što su obračun plata, posebni izveštaji, odlasci u poresku i slično, pa je neophodno da se o svemu tome raspitate pre zaključenja ugovora. Ugovor detaljno pročitajte, a ako vam je bilo šta nejasno, obavezno se konsultujte sa advokatom.

Cena je jedan od presudnih faktora u izboru agencije, ali nikako ne treba da bude jedini. Dobro se raspitajte šta za datu cenu dobijate, obavezno razgovarajte sa više agencija, i upoznajte se sa načinom na koji rade svoj posao. Na početku poslovanja vremena nikada nema dovoljno, ali ovo je situacija u kojoj je zaista važno da donesete pravu odluku, da ne biste kroz par meseci ponovo išli u potragu.

Kao i u svakoj dugoj vezi, odluke koje donesete na samom početku su najčešće i najvažnije. Izbor knjigovođe je svakako jedna od prvih odluka koju morate doneti kada krećete u avanturu zvanu „privatno preduzetništvo“, pa je presudno da odaberete mudro. Nadamo se da smo vam pomogli da sagledate sve aspekte bitne za konačnu odluku, a ako i pogrešite uvek postoji prostor za novi izbor i novu šansu. Samo što ovde nećete imati zlu taštu koju ćete okriviti za neuspeh.