Kako udahnuti život sistematizaciji?

Kada se kaže „sistematizacija“ ljudi obično pomisle na nešto dosadno. Još jedna zakonska obaveza. Još jedno neotrebno naglabanje. Još jedan beskorisni dokument. Kako ljudi misle, tako i rade. Napišu taj dokument da bi ispunili zakonsku obavezu i smatraju da smo i tu obavezu „otkačili“.

Međutim, postavlja se pitanje da li je sistematizacija baš tako nebitna?

Sistematizacija kao zakonska obaveza

Prema Zakonu o radu, svaki poslodavac koji ima više od 10 zaposlenih ima obavezu da izradi dokument koji se zove „Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova“ ili skraćeno „sistematizacija“.

Kada se kaže „poslodavac“, ne misli se samo na privredna društva, već i na preduzetnike, udruženja, fondacije, zadužbine, komore, zadruge, gazdinstva, zdravstvene ustanove, predstavništva, državne institucije i sve ostale organizacije koje posluju u formi pravnog lica. Kada se kaže „zaposleni“ misli se na sve osobe sa kojima je poslodavac zasnovao radni odnos na određeno ili neodređeno vreme.

Zakon o radu ne propisuje detaljnu sadržinu sistematizacije, ali propisuje da taj dokument mora da sadrži nazive organizacionih jedinica, nazive i opise poslova koji se u njima obavljaju, kvalifikacije koje su potrebne za obavljanje tih poslova, a po potrebi i broj izvršilaca za svako radno mesto. Zakon ne postavlja ograničenja po pitanju sadržine sistematizacije, ali definiše minimalne uslove koji se moraju ispoštovati. To nam ostavlja mogućnost da sistematizaciju „skrojimo“ prema svojim potrebama.

Kako da okrenemo obaveze u svoju korist?

Ljudi obično imaju osobinu da sve ono što je propisano kao obaveza gledaju negativno i da to urade samo da bi ispunili formu. Ljudima je to obično „još jedna nepotrebna birokratska obaveza“. Dosadna. Staromodna. Nametnuta. Bespotrebna. Odbojna. Međutim, da li je to baš tako?

Da, propisi umeju da budu prilično dosadni. Međutim, propisi često umeju da sadrže i instrukcije koje su važne za obavljanje posla i koje je dobro primenjivati ukoliko želimo da budemo uspešni. Upravo je to slučaj sa sistematizacijom. Zakonodavac nije propisao obavezu sistematizacije zato što želi ljudima da zakomplikuje poslovanje, već zato što želi ljudima da olakša poslovanje tako što će ih „naterati“ da dobro organizuju svoje poslove.

Ako je to već tako, tj. ako je to već propisano kao obaveza, zašto onda ne bismo taj dokument napravili tako da nam stvarno bude od koristi, a ne samo još jedan dokument koji će skupljati prašinu? Zašto ne bismo napravili dokument koji će imati pravu upotrebnu vrednost? Zašto ne bismo otišli korak dalje od zakona i okrenuli obaveze u svoju korist?

Zašto ne bismo udahnuli život sistematizaciji?

Šta je sistematizacija?

Ukratko rečeno, sistematizacija je dokument u okviru kojeg definišemo šta radimo i kako radimo. To je dokument u okviru kojeg se uređuju pitanja organizacionog strukturiranja, organizacije rada, načina rukovođenja, raspodele ovlašćenja i odgovornosti, sistematizacije radnih mesta i druga pitanja koja su od značaja za organizovanja poslova u okviru jedne organizacije.

Sistematizacijom se uređuju tri grupe pitanja:

• Šta radimo, tj. kojim se poslovima bavimo?
• Kako radimo, tj. kako organizujemo poslove kojima se bavimo?
• Sa kim radimo, tj. ko može obavljati poslove kojima se bavimo?

Sistematizacija predstavlja odraz razmišljanja menadžera o tome kako će organizovati posao koji će se vršiti. To je „prelivanje“ zamišljenog modela organizovanja u zvanični dokument. Organizovanje je inače važna menadžerska aktivnost. To je jedna od tri faze menadžmenta, kojeg čine faze planiranja, organizovanja i kontrole. Zbog toga sistematizacija nije cilj, nego sredstvo. To je strateška stvar.

Kome je namenjena sistematizacija?

Sistematizacija je namenjena raznim korisnicima unutar i izvan preduzeća. Pre svega, sistematizacija je važna za menadžment jer predstavlja dokument koji definiše na koji način će poslovi biti organizovani. Pored toga, sistematizacija je važna i za HR menadžere i koristi se za potrebe regrutovanja i selekcije zaposlenih, ali i za druge HR potrebe. Zatim, sistematizacija je važna i za same zaposlene, jer im daje informacije o tome koja su im ovlašćenja i odgovornosti. Konačno, sistematizacija je dokument koji ima i pravni značaj, jer reguliše unutrašnja pravila organizovanja.

Sistematizacija kao forma i sistematizacija kao suština

Kada vršimo izradu sistematizacije, imamo dve mogućnosti. Prva mogućnost je da sistematizaciju izradimo tako da samo ispunimo formu i zakonsku obavezu. Druga mogućnost je da sistematizaciju izradimo tako da predstavlja dokument koji će nam pomoći da unapredimo svoje poslovanje. U prvom slučaju, radimo samo da bismo radili. U drugom slučaju, radimo da bismo nešto unapredili.

Ukoliko smatrate da sistematizaciju treba uraditi samo da bi se ispunila forma, onda nema potrebe da se dalje mučite sa čitanjem ovog teksta. Napišite je kako god znate i umete, i gurnite je negde u fijoku. Međutim, ako smatrate da sistematizaciju treba uraditi tako da bude važan strateški dokument koji će vam pomoći da unapredite poslovanje, onda možete nastaviti.

Ako želimo da napravimo sistematizaciju koja neće biti samo „prazno slovo na papiru“, onda svakako trebamo da odemo dalje od onoga što zakon propisuje. Prvo trebamo da razumemo njenu suštinu, a potom trebamo viziju dobre organizacije koju želimo da imamo da „bacimo na papir“. Na taj način ćemo od sistematizacije kao neupotrebljivog dokumenta napraviti sistematizaciju koja će biti važan strateški dokument. Na taj način ćemo je reanimirati i udahnuti joj život.

Struktura dobre sistematizacije

Ukoliko sistematizaciju pravimo samo da bismo zadovoljili formu, onda je struktura jednostavna. Prvi deo treba da se bavi pitanjima „unutrašnje organizacije“, a u drugom delu trebamo da imamo „opise radnih mesta“. Kada tome dodamo uvodne i završne odredbe, imaćemo dokument koji će ispunjavati formu i koji eventualno možemo pokazati knjigovođi ili inspekciji rada ako svrate na kaficu.

Međutim, ukoliko sistematizaciju pravimo da bismo unapredili poslovanje tako što ćemo regulisati način organizovanja, onda ona treba da pruži malo više od tehničkih informacija koje zahteva zakon. Dobra sistematizacija, u tom slučaju, treba da sadrži sledeće elemente:

• Uvodni deo
• Objašnjenje načina na koji se uređuju radnih odnosi
• Objašnjenje načina na koji se organizuju poslovi
• Sistematizovanje organizacionih jedinica
• Sistematizovanje radnih mesta
• Završni deo
• Prilozi

Hajde da pogledamo ovu strukturu malo detaljnije.

Uvodni deo

Uvodni deo je formalni deo sistematizacije. Ovaj deo obuhvata elemente kao što su naslov, sadržaj, informaciju o osobi koja je vršila izradu i koja je odobrila dokument (Document History), informaciju o tome kome je dokuent namenjen, informaciju o ograničenju od odgovornosti (Disclaimer), informaciju o tome na osnovu kog propisa je rađen dokument, informaciju o tome šta se uređuje dokumentom, značenje osnovnih pojmova i ostale korisne uvodne informacije.

Način uređenja radnih odnosa

Ovo nije obavezni deo dokumenta. Međutim, može biti koristan zbog toga što se u okviru ovog dela na razumljiv način mogu predstaviti svi najvažniji elementi u vezi zasnivanja i prestanka radnog odnosa.

U okviru ovog dela može se pisati o tome kako se zasniva radni odnos, koje su forme angažovanja zaposlenih, koje je radno vreme, koje je mesto rada, kako se dokazuju uslovi za obavljanje poslova, kako se regulišu pitanja pripravničkog staža, stručne prakse i volontiranja, kako se prekida sa radnim odnosom, kako se rešavaju pitanja viška zaposlenih i drugim stvarima u vezi radnih odnosa.

Način organizovanja poslova 

Ovo je centralni deo sistematizacije. U okviru ovog dela se uređuju pitanja organizacije poslova, nadležnosti u rukovođenju, nadležnosti u donošenju odluka, radnih obaveza zaposlenih, organizacije poslovnih procesa, izmeštanja poslova (Outsourcing), načina formiranja i vrsta organizacionih jedinica (Organization Units), načina formiranja i vrsta centara odgovornosti (Responsibility Centers), načina formiranja i organizacije strategijskih poslovnih jedinica (Strategic Business Units), hijerarhije poslovne dokumentacije, načina vođenja poslovnih evidencija, organizacije poslova planiranja i izveštavanja, otvaranja novih radnih mesta, reorganizacije poslovanja i druga pitanja u vezi organizovanja.

Sistematizovanje organizacionih jedinica

Ovo je takođe centralni deo sistematizacije. U okviru ovog dela utvrđuje se organizaciona struktura, tj. formira se organizaciona šema ili organogram. Da bi se to uradilo prethodno je potrebno definisati poslovne celine (Business Units) i organizacione jedinice (Organization Units) unutar firme, i dati detaljan opis poslova koji se vrše unutar tih poslovnih celina i organizacionih jedinica.

Primera radi, firma koja se bavi proizvodnjom nameštaja može imati sledeće organizacione jedinice: nabavka, proizvodnja, logistika, prodaja, marketing, finansije, administracija, održavanje i rukovodstvo, dok jedna marketinška agencija može imati poslovne celine „oglašavanje“, „izdavaštvo“ i „događaji“, a unutar njih klasične organizacione jedinice, kao što su kreativa, prodaja, finansije, nabavka itd.

Sistematizovanje radnih mesta 

Ovo je takođe centralni deo sistematizacije, koji se često posmatra kao sistematizacija u užem smislu. U okviru ovog dela definišemo konkretna radna mesta na koja raspoređujemo ljude koji obavljaju konkretne poslove unutar organizacionih jedinica. Sistematizovanje radnih mesta se najčešće vrši uz pomoć dokumenta koji se zove „opis posla“ (Job Description). Ovo je jedan od najvažnijih dokumenata u oblasti HR menadžmenta i daje nam informacije o konkretnom radnom mestu, kao što su naziv radnog mesta, šifra radnog mesta, organizaciona jedinica, forma angažovanja, nadređeni, podređeni, radno vreme, mesto rada, svrha radnog mesta, kratak opis poslova, detaljan opis poslova, potrebne kvalifikacije za obavljanje posla, kao što su obrazovanje, isksutvo, sposobnosti i lične karakteristike, broj izvršilaca i ostale informacije.

Završni deo

Završni deo je takođe formalni deo sistematizacije. U okviru ovog dela regulišu se formalna pitanja kao što su pitanja stupanja na snagu, načina na koji se vrše izmene i dopune dokumenta, propisa koji će se primenjivati u slučaju sporova, način rešavanja mogućih sporova, način potpisivanja ugovora o radu i ostala „završna“ razmatranja.

Prilozi

Prilozi mogu da budu zanimljiva stvar. Oni nisu centralni deo sistematizacije, ali mogu da sadrže veoma važne informacije i smernice organizovanja. U prilozima se mogu naći razne koriste stvari, kao što su: organizaciona šema (organogram), mapa poslovnih procesa (Process Map), plan zamene zaposlenih (Replacement Plan), katalog aktivnosti, katalog procesa, katalog kompetencija, model ugovora o radu, model obrasca za prijavu mobinga, program obuke za nove zaposlene, procedura za rešavanje sporova (Escalation Procedure) itd. Prilozi su ok, samo pazite da se ne zanesete.

Razvojna sistematizacija

Sistematizacija inače može da posluži kao odličan instrument za motivisanje zaposlenih. To ćemo postići time što ćemo umesto „statičke sistematizacije“ koja sadrži samo one poslove i ona radna mesta koja trenutno postoje, napraviti „razvojnu sistematizaciju“, koja će sadržati i poslove i radna mesta koja će trenutno biti upražnjena, ali za kojima se može u bližoj budućnosti stvoriti potreba.

U menadžmentu inače važi jedno pravilo koje kaže da „strategija i struktura trebaju biti usaglašene“. To znači da uvek moramo imati takvu organizaciju koja će biti u stanju da podrži realizaciju strategije. Ovo saznanje predstavlja još jedan razlog zbog kojeg je dobro imati „razvojnu sistematizaciju“, jer ako imamo sistematizaciju koja je okrenuta ka budućnosti, onda ćemo moći bolje da pratimo strategiju.

Kako ovo realizovati u praksi?

Iskreno govoreći, pravljenje sistematizacije može biti i lako i teško. Ako pravimo sistematizaciju radi forme, onda je taj posao lak – samo trebamo da popunimo „obavezna polja“ i sve će biti u redu. Međutim, ako želimo da udahnemo život sistematizaciji, tj. da napravimo sistematizaciju kao dokument koji će imati strateški značaj, onda taj posao može biti malo zahtevniji.

Ključna aktivnost u pravljenju sistematizacije je detaljna analiza posla kojim se bavimo. To se obično vrši na relaciji između menadžmenta firme i ljudi koji se bave HR menadžmentom, a često se angažuju i spoljni savetnici koji u tome mogu pomoći. Analiza posla (Job Analysis) se vrši primenom kaskadnog pristupa, u tri koraka. U prvom koraku analiziramo sve aktivnosti kojima se bavimo i na osnovu toga pravimo dokument koji se zove „katalog aktivnosti“. U drugom koraku grupišemo slične aktivnosti i tako formiramo organizacione jedinice. U trećem koraku aktivnosti raspoređujemo na pojedinačna radna mesta. Naravno, prilikom raspoređivanja aktivnosti uvek će biti aktivnosti koje se mogu 100% vezati za jedno radno mesto i aktivnosti koje se „dele“ na više radnih mesta. Upravo u načinu na koji se vrši raspoređivanje aktivnosti se vide i sposobnosti menadžera da dobro organizuju posao.

Redosled koraka

Na kraju, hajde da pojednostavimo i ukažemo na redosled koraka:

• Prvo donosimo odluku o tome kakvu želimo sistematizaciju
• Potom donosimo odluku o tome da li ćemo raditi samostalno ili uz pomoć savetnika
• Potom vršimo analizu posla i po potrebi pravimo „katalog obuka“
• Potom vršimo grupisanje sličnih aktivnosti u organizacione jedinice
• Potom vršimo raspoređivanje aktivnosti na konkretna radna mesta
• Potom vršimo izradu dokumenta i svih potrebnih priloga
• Potom sve još jednom proveravamo i korigujemo
• Na kraju sistematizacija stupa na snagu

Neispričane „tajne zanata“

Format i namena ovog teksta postavljaju ograničenja u pogledu njegovog sadržaja. Cilj ovog teksta nije da prikaže sve u vezi sistematizacije, već da čitaocima pruži smernice za izradu dobre sistematizacije. Pored svega rečenog, ostaju nenapisane razne „tajne zanata“, kao što su način kako se pravi katalog obuka, način kako se formiraju organizacione jedinice, način kako se aktivnosti raspoređuju na radna mesta, način kako se organizuju „zajednički servisi“ (Shared Services), način na koji se grade „ravna“, „pulsirajuća“ i „ambidekstralna“ organizacija, način na koji se modeliraju poslovni procesi, način na koji se rešavaju pitanja unakrsnog rukovođenja i raspona kontrole i razna druga pitanja.